Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi
Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan
terkoordinasi dan secara rasional terpadu mampu mentranformasikan data sehingga
menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang
sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah
ditetapkan.
Dengan kata lain, SIM
adalah suatu sistem berbasis komputer yang meyediakan informasi bagi beberapa
pemakai dengan kebutuhan yang sama. Parapemakai biasanya membentuk suatu
entitas organisasi formal, perusahaan, atau sub unit dibawahnya.
Definisi lain dari
Sistem Informasi Manajemen :
SIM adalah Informasi
yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung
operasi manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi (Abdul
Kadir, 2002). SIM adalah Pengembangan dan penggunaan sistem-sistem informasi
yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989). SIM adalah
suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
yang mempunyai kebutuhan serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah
satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang
sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi
tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari
simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya
pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995). SIM
adalah metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu
kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat
organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif dan
pengendalian (Stoner, 1996).
Dari definisi di atas,
dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang
dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada
kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.
Konsep-konsep Pokok
Sistem Informasi Manajemen
Selain
kita harus mengetahui definisi dari SIM, kita juga harus mengetahui dan
memahami konsep-konsep yang berhubungan dengan informasi, pemakaian informasi,
dan nilai informasi. Berikut adalah konsep-konsep pokok SIM.
·
Konsep Informasi
Informasi
menambahkan sesuatu pada penyajian yaitu sehubungan dengan waktu dan mutu.
·
Konsep Manusia sebagai Pengolah
Informasi
Kemampuan
manusia sebagai pengolah informasi menentukan keterbatasan dalam sistem
informasi dan mengesankan dasar-dasar rancangan mereka.
·
Konsep Sistem
Karena
sistem informas manajemen adalah sebuah sistem, maka konsep sistem perlu untuk
memahami dan merancang ancangan pada pengembangan sistem informasi.
·
Konsep Organisasi dan Manajemen
Sistem
informasi berada di dalam sebuah organisasi dan dirancang untuk mendukung
fungsi manajemen. Informasi adalah penentu yang penting dalam bentuk
keorganisasian.
·
Konsep Pengambilan Keputusan
Rancangan
SIM bukan hanya harus mencerminkan anacangan rasional terhadap optimasi, tetapi
juga teori keperilakuan pengambilan keputusan dalam organisasi.
·
Konsep Nilai Informasi
Informasi
mengubah keputusan, perubahan dalam nilai hasil akan menentukan nilai
informasi. Sistem informasi dalam perusahaan juga merupakan sistem terbuka,
dimana terjadi arus sumber daya dengan lingkungannya. Dalam informasi, data
input diperoleh dari lingkungan, misalnya informasi kenaikan pajak yang
diumumkan pemerintah, dan perubahan kurs mata uang. Semua data dari luar
tersebut mengalir masuk ke dalam sistem.
Oleh
karena itu, sitem informasi membantu para manajer dan pimpinan perusahaan untuk
mendapatkan gambaran mengenai perusahaan. Informasi yang didapat merupakan
bahan masukan penting bagi manajer dalam pengambilan keputusan.
Tujuan Sistem Informasi
Manajemen
·
Menyediakan informasi yang dipergunakn
untuk perencanaan , pengendalian, pengevaluasian dan perbaikan berkelanjutan.
·
Menyediakan informasi untuk pengambilan
keputusan.
·
Menyediakan informasi yang akan
digunakan dalam perhitungan harga pokok, rekrutmen atau tujuan-tujuan
manajerial lain.
Model Sistem
a.
Model Fisik
Adalah
penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik berukuran lebih
kecil dari aslinya dan biasanya yang digunakan dalam dunia bisnis berupa
prototype model baru. Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat
dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya investor pusat perbelanjaan dan pembuat
mobil dapat membuat sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan
model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.
b.
Model Naratif
Adalah
penggambarkan entitas secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah
model naratif, sehingga model naratif merupakan model yang paling popular dan
paling sering digunakan oleh pihak manajemen.
c.
Model Grafik
Adalah
model yang mewakili entitasnya dengan menggunakan garis, simbol & bentuk
dengan sedikit penjelasan naratif. Misalnya laporan keuangan ditambah dengan
grafik berwarna untuk meperjelas, flowchart, DFD dalam pembuatan database
d.
Model Matematis
Adalah
model yang disajikan dengan rumus matematika atau persamaan. Misalkan dalam
perhitungan BEP (Break even point) menggunakan rumus BEP = TFC / P – C.
keterangannya (BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C :
Cost). Model ini seringkali digunakan manajemen untuk kegiatan bisnis, atau
untuk prediksi, analisis dll. Karena model ini merupakan model dengan
ketelitian tinggi, namun seringkali model ini juga tidak disukai karena
disajikan dengan rumit. Sesuai dengan tingkat keperluannya saja maka model ini
digunakan.
Peranan Sistem
Informasi Manajemen dalam pemecahan masalah ada 2 dasar yaitu,:
1. Sumber Daya Informasi Seorganisasi
Sistem
Informasi Manajemen adalah suatu cara organisasi untuk menyediakan informasi
dalam rangka pemecahan masalah. Sistem tersebut merupakan suatu komitmen format
dari para eksekutif untuk menyediakan komputer sebagai alat bantu bagi manajer
untuk memecahkan masalah.
2. Identifikasi dan Pemahaman Masalah
Ide
utama dibalik S.I.M adalah menjaga agar pasokan informasi mengalir terus ke
manajer. Sistem Informasi Manajemen Suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.
Sistem Pendukung
Keputusan (SPK)
Konsep
Sistem Pendukung Keputusan (SPK)/Decision Support Sistem (DSS) pertama kali
diungkapkan pada awal tahun 1970-an oleh Michael S. Scott Morton dengan istilah
Management Decision Sistem. Sistem tersebut adalah suatu sistem yang berbasis
komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dengan memanfaatkan
data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak
terstruktur. Istilah SPK mengacu pada suatu sistem yang memanfaatkan dukungan
komputer dalam proses pengambilan keputusan.
Definisi
lain dari Sistem Pendukung Keputusan :
Sistem
pendukung keputusan sebagai sebuah himpunan/kumpulan prosedur berbasis model
untuk memproses data dan pertimbangan untuk membantu manajemen dalam pembuatan
keputusannya. Little (1980)
Sistem
pendukung keputusan adalah sistem berbasis komputer yang dibangun lewat sebuah
proses adaptif dari pembelajaran, pola-pola penggunaan dan evolusi sistem. Keen
(1980) Sistem pendukung keputusan sebagai sebuah sistem berbasis komputer yang
terdiri atas komponen-komponen antara lain komponen antara lain komponen sistem
bahasa (language), komponen sistem pengetahuan (knowledge) dan komponen sistem
pemrosesan masalah (problem processing) yang saling berinteraktsi satu dengan
yang lainnya. Bonczek (1980) Sistem pendukung keputusan sebagai sekumpulan
tools komputer yang terintegrasi yang mengijinkan seorang decision maker untuk
berinteraksi langsung dengan komputer untuk menciptakan informasi yang berguna
dalam membuat keputusan semi terstruktur dan keputusan tak terstruktur yang
tidak terantisipasi. Hick (1993).
Konsep
Sistem Pendukung Keputusan
Sistem
pendukung keputusan (SPK) mulai dikembangkan pada tahun 1960-an, tetapi istilah
sistem pendukung keputusan itu sendiri baru muncul pada tahun 1971, yang
diciptakan oleh G. Anthony Gorry dan Micheal S. Scott Morton, keduanya adalah
profesor di MIT. Hal itu mereka lakukan dengan tujuan untuk menciptakan
kerangka kerja guna mengarahkan aplikasi komputer kepada pengambilan keputusan
manajemen.
Sementara
itu, perintis sistem pendukung keputusan yang lain dari MIT, yaitu Peter G.W.
Keen bekerja sama dengan Scott Morton telah mendefenisikan tiga tujuan yang
harus dicapai oleh sistem pendukung keputusan, yaitu :
1.
Sistem harus dapat membantu manajer dalam membuat keputusan guna memecahkan
masalah semi terstruktur.
2. Sistem harus dapat mendukung manajer, bukan
mencoba menggantikannya.
3. Sistem harus dapat meningkatkan efektivitas
pengambilan keputusan manajer.
Konsep
simon tentang tahap-tahap pengambilan keputusan digunakan untuk menentukan
struktur masalah seperti di bawah ini;
Masalah
terseruktur merupakan masalah yang memiliki struktur yang ketiga tahap pertama
modal simon, yaitu tahap intelejen, perancangan, dan pemilihan.
Masalah
tidak terseruktur merupakan masalah yang sama sekali tidak memiliki strukut
pada salah satu tahapan proses pengambilan keutusan simon.
Masalah
semi terstruktur merupakan masalah yang dapat menggunakan satu atau dua tahapan
simon.
Tujuan
dari Sistem Pendukung Keputusan adalah sebagai berikut (Turban, 2005) :
·
Membantu manajer dalam pengambilan
keputusan atas masalah semi terstruktur.
·
Memberikan dukungan atas pertimbangan
manajer dan bukannya di maksudkan untuk menggantikan fungsi manajer
·
Meningkatkan efektivitas keputusan yang
di ambil manajer lebih daripada perbaikan efisiensinya
·
Kecepatan komputasi. Komputer
memungkinkan para pengambil keputusan untuk melakukan banyak komputasi secara
cepat dengan biaya yang rendah
·
Peningkatan produktivitas. Membangun
suatu kelompok pengambil keputusan, terutama para pakar, bisa sangat mahal.
Pendukung terkomputerisasi bisa mengurangi ukuran kelompok dan memungkinkan
para anggotanya untuk berada di berbagai lokasi yang berbeda-beda (menghemat
biaya perjalanan). Selain itu, produktivitas staf pendukung (misalnya analisis
keuangan dan hukum) bisa di tingkatkan. Produktivitas juga bisa di tingkatkan
menggunakan peralatan optimasi yang menentukan cara terbaik untuk menjalankan
sebuah bisnis
·
Dukungan kualitas. Komputer bisa
meningkatkan kualitas keputusan yang di buat. Sebagai contoh, semakin banyak
data yang di akses, makin banyak juga alernatif yang bisa di evaluasi. Analisis
resiko bisa di lakukan dengan cepat dan pandangan dari para pakar (beberapa
dari mereka berada di lokasi yang jauh) bisa dikumpulkan dengan cepat dan
dengan biaya yang lebih rendah. Keahlian bahkan bisa di ambil langsung dari
sebuah sistem computer melalui metode kecerdasan tiruan. Dengan computer, para
pengambil keputusan bisa melakukan simulasi yang kompleks, memeriksa banyak
scenario yang memungkinkan, dan menilai berbagai pengaruh secara cepat dan
ekonomis. Semua kapabilitas tersebut mengarah kepada keputusan yang lebih baik.
·
Berdaya saing. Manajemen dan
pemberdayaan sumber daya perusahaan. Tekanan persaingan menyebabkan tugas
pengambilan keputusan menjadi sulit. Persaingan di dasarkan tidak hanya pada
harga, tetapi juga pada kualitas, kecepatan, kustomasi produk, dan dukungan
pelanggan. Organisasi harus mampu secara sering dan cepat mengubah mode
operasi, merekayasa ulang proses dan struktur, memberdayakan karyawan, serta
berinovasi. Teknologi pengambilan keputusan bisa menciptakan pemberdayaan yang
signifikan dengan cara memperbolehkan seseorang untuk membuat keputusan yang
baik secara cepat, bahkan jika mereka memiliki pengetahuan yang kurang. Mengatasi
keterbatasan kognitif dalam pemrosesan dan penyimpanan. Menurut Simon (1977),
otak manusia memiliki kemampuan yang terbatas untuk memproses dan menyimpan
informasi. Orang-orang kadang sulit mengingat dan menggunakan sebuah informasi
dengan cara yang bebas dari kesalahan
Model Pegambilan/Pendukung
Keputusan
Menurut
Raymond McLeod, Jr (McLeod, 1998) adalah penyederhanaan (abstraction)dari
sesuatu.Sedangkan menurut Efraim Turban (Turban, 1998) adalah sebuah
representasi atau abstraksi realitas yang disederhanakan.
Manfaat
model dalam suatu pengambilan keputusan, antara lain sebagai berikut:
·
Untuk mengetahui apakah hubungan yang
bersifat tunggal
·
Untuk memperjelas mengenai hubungan
signifikan diantara unsur-unsur itu.
·
Untuk merumuskan hipotesis mengenai
hakikat hubungan-hubungan antar variabel.
·
Untuk memberikan pengelolaan terhadap
pengambilan keputusan.
Klasifikasi
Model Pengambilan Keputusan
Klasifikasi
model dapat dilakukan berdasarkan sebagai berikut:
Tujuannya
: model latihan, model penelitian, model keputusan, model perencanaan, dan lain
sebagainya.
Bidang
penerapannya (field of application) : model tentang transportasi, model tentang
persediaan barang, model tentang pendidikan, model tentang kesehatan, dan
sebagainya
Tingkatannya
(level) : model tingkat manajemen kantor, tingkat kebijakan nasional, kebijakan
regional, kebijakan local, dan sebagainya.
Ciri
waktunya (time character) : model statis dan model dinamis.
Bentuknya
(form) : model dua sisi, satu sisi, tiga dimensi, model konflik, model non
konflik, dan sebagainya
Pengembangan
analitik (analytic development) : tingkat dimana matematika perlu digunakan;
lain-lain.
Kompleksitas
(complexity) : model sangat terinci, model sederhana, model global, model
keseluruhan, dan lain-lain.
Formalisasi
(formalization) : model mengenai tingkat dimana interaksi itu telah
direncanakan dan hasilnya sudah dapat diramalkan, namun secara formal perlu
dibicarakan juga.
Quade
membedakan model ke dalam dua tipe, yakni model kuantitatif dan model
kualitatif.
A. Model
kuantitatif
Merupakan
serangkaian asumsi yang tepat yang dinyatakan dalam serangkaian hubungan
matematis yang pasti.
B. Model
kualitatif
Digambarkan
melalui kombinasi dari deduksi-deduksi asumsi-asumsi tersebut dan dengan
pertimbangan yang lebih bersifat subjektif mengenai proses atau masalah yang
pemecahannya dibuatkan model.
Gullet dan Hicks
memberikan beberapa klasifikasi model pengambilan keputusan yaitu.
·
Model Probabilitas (the concept of probability
and expected value) umumnya model-model keputusannya merupakan konsep probabilitas
dan konsep nilai harapan memberi hasil tertentu. Konsep tentang nilai-nilai
harapan (the Concept of Expectedvalue)digunakan dalam pengambilan keputusan
yang akan diambilnya nanti menyangkut kemungkinan-kemungkinan yang telah
diperhitungkan bagi situasi dan kondisi yang akan datang.
·
Model matriks(the payoff matrix model) model
khusus yang menyajikan kombinasi antara strategi yang digunakan dan hasil yang
diharapkan.
·
Model pohon keputusan (Decision Tree
Model) Model ini merupakan suatu diagram yang cukup sederhana yang menunjukkan
suatu proses untuk merinci masalah-masalah yang dihadapinya lalu dibuatkan
alternatif-alternatif pemecahan beserta konsekuensi masing-masing.
·
Model Kurva Indiferen (Kurva Tak Acuh). Kurva
Indeferen merupakan kurva berbentuk garis dimana setiap titik yang berada pada
garis kurva tersebut mempunyai tingkat kepuasan atau kemanfaatan yang sama.
Kurva Indeferen
mempunyai 4 ciri penting, yakni sebagai berikut.
1.
Kurva indeferen membentuk lereng yang
negatif yaitu menunjukan fakta atau asumsi bahwa satu komoditas dapat diganti
dengan komoditas lainnya sedemikian rupa sehingga konsumen mempunyai tingkat
kepuasan yang tetap sama.
2.
Jika ada dua kurva indiferen dalam suatu
keadaan atau lingkupan maka keduanya tidak akan saling berpotongan.
3.
Hasil yang diperoleh dari asumsi ialah
bahwa kurva indiferen ditarik melalui setiap titik sehingga membentuk garis
kurva.
4.
Kurva indeferen di butuhkan bagi
pengorbanan tertentu untuk mendapatkan kepuasan yang optimal.
Model Simulasi
Komputer. Menurut model ini, pengambilan keputusan diperlukan rancang bangun
(design) yang biasanya menggunakan komputer yang mampu menirukan apa-apa yang
dilakukan oleh organisasi.(YH)
PERAN DSS DALAM
PEMECAHAN MASALAH
DSS
dapat memperluas dukungan manajer dalam pemecahan masalah, karena DSS
disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan khusus manajer.
Tujuan
Dss :
v Membantu
manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur.
v
Mendukung penilaian manajer bukan
mencoba menggantikannya.
v Meningkatkan
effektifitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya.
